公文的概念
公文是公务文书的简称，习惯上也称之为文件。
定义：公文是国家机构和其他社会组织在公务活动中为行使法定职权而制作和使用的具有规范体式的文书。
分类：根据公文的不同作用，可分为三类：
法定公文：国务院办公厅规定的行政公文为12类13种。即命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
事务公文：指各单位常用的处理日常事务的文书，也称为通用事务文书。如：计划、总结、简报、信息、调查报告等。
专用公文。指军事、外交、司法、财经、贸易等各领域使用的公务文书。如：诉讼、合同、照会、财务计划、预算报告等。
我局各级机关所使用的主要是法定和事务公文。如《北京外交人员服务局2001--2005年职工培训规划》（事务公文）、《北京外交人员服务局关于医疗费用报销有关事项的通知》（法定公文）、工资表（专用公文）。
公文审核10要素：
1、标题 2、主送机关 3、人名 4、地名 5、单位 6、时间7、数字 8、标点符号 9、引文 10、附件
上述10要素是主办单位、主办人和主办领导对呈文实行核校的依据，按10要素审核无误后方可呈报。
常用法定公文
根据局办发《公文样本》，我局常用的法定公文包括：请示、报告、通知、函、会议纪要、电话记录、传真7项。
*请示、报告
请示 上行文。适用于向上级机关请求指示、批准。
签批格式：
根据局办发[2005] 2号《关于局内呈文及核文的要求》，局内呈文签批格式为：
1、上呈局领导签批的文件，各单位领导在"主办单位签发"栏内签批。对局领导的称呼写全名和职务。对本单位其他领导的称呼不写职务，三个字的姓名直接列名，两个字的姓名写全名。
例：请xx、xx核，呈xxx副局长/局长助理审批/阅示
xxx（签名并注明日期）
2、签批时，要注意给局领导留出适当空间。
3、如需局内单位会签，应分别在"局内会签"栏内按排序写会签单位名称的规范简称。
4、签批附有发文的请示件，可不必在所附发文上签批，但请示件中应有"连同------一并审批"字样。
5、各单位领导在核批圈阅时，须注明日期。
行文要求：
1、标题：写明制发机关（可省略）、事由（什么事）和文种（请示），除书名号或引号外，不得添加任何标点，简明扼要。
2、主送机关：一个。
3、正文：开头-简要陈述情况，阐述理由；主体-要求指示、批准或解决什么事，一文一事；结尾-另起一行，"妥否，请批示"或"妥否，请审批"。
行文格式：
1、标题为小2号仿宋字加黑；正文为仿宋3号字。
2、附件与正文之间空一行；落款与附件之间空两行；日期与落款之间空一行。
3、行文日期用中文大写，"零"则写为"О"。
4、层次序数：第一层为"一"，第二层为"（一），第三层为"1"，第四层为"（1）"。
5、用局签报用纸（见公文样本）
请示范例（见公文范例）
报告 （陈述性）上行文。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。
行文要求、格式与"请示"相同。
报告与请示的区别：
1、行文目的不同：请示是请上级批准或指示，需批复；报告是向上级汇报工作、反映情况，提出建议，不需批复。
2、行文时间不同：请示是在工作开展之前；报告是在工作结束或告一段落之后。
3、收文处理不同：请示必须批复；报告一般不作批复。
报告范例（见公文范例）
*通知、函：
通知 下行文。要求周知并执行的事项。使用频率高、适用单位多、内容最广泛。
行文要求：
1、标题：同"请示"；
2、正文：开头-发文缘由（理由、目的、依据或情况）；主体-通知的事项（具体明确）；结尾-强调式"特此通知"或"无尾式"；
3、发文机关和成文日期。
4、用局公函用纸（见公文样本）。
通知范例（见公文范例）
函 一般为平行文。用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题；向相关部门请求批准。有公函（法定公文）、便函、私函之分。使用广泛、事务性强、功能多样。
行文要求：
1、标题：正式标题，含制发机关、事由和文种。
2、主送机关：一般为一个；
3、正文：开头-发函原因；主体-具体事项，就事论事；结尾-惯用结语。如"专此函告"等。
4、用局公函用纸（见公文样本）。
公函范例（见公文范例）
*会议纪要、电话记录
会议纪要 纪-记载、整理；要-要点。反映会议概况，记载会议主要精神和议定事项。
行文要求：
1、版头：固定。如XX会议纪要；标题多种形式，一般为"发文机关+事由+会议纪要"。
2、正文：会议主题（时间、地点、主持人、参加人和会议主题；议定事项（分条列项，会议原意）。
3、择要而记，系统化、条理化。
行文格式：版头固定，正文同"请示"
会议记要范例（见公文范例）
会谈记录格式（见公文样本）
电话记录 记录来电人所述事宜及处理结果。
行文要求：
1、来电内容如实记录，不加修饰。
2、务必记录来电人姓名、单位、电话号码、来电时间。
3、及时处理并将处理意见转告来电人。
行文格式：见局电话记录用纸（公文样本）。
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