公文要求及格式规范---公文培训讲义
2015-08-26

公文格式要点

一、发文号及用纸
（一）、平行文和下行文
1、以外交人员服务局的名义对外发的公文，文号由发文机关代字、年份和序号组成，如：局发+〔年〕+序号。具体表示为：局发〔2007〕23 号。此类文件由局机要室统一编号（加盖局章）。
2、由职能处室或公司主办，以服务局的名义发的公文，文号需在单位简称前加个"局"字，如局劳人〔2007〕23 号。此类文件由主办单位编号登记（加盖局章）。
3、以职能处室或公司名义发的公文（多见于通知或函），文号为单位的简称，如：劳人〔2007〕23号，此类文件由主办单位编号[加盖处（公司）章]。
4、格式要求：
（1）、公文统一使用"北京外交人员服务局"红头公文纸；
（2）、文号要用小3号仿宋_GB2312字体（以下简称仿宋体）；
（3）、年份用阿拉伯数码全称和六角括弧，如〔2007〕；
（4）、序号不加虚位"0"，不搭虚字"第"；
（5）、将文号写于公文纸红头下第一行右侧，标题上方；
（6）、请参照各单位公文编号表。
（二）、上呈文
1、以服务局的名义上呈外交部领导并需要批复或提出意见、建议的文件应使用"中华人民共和国外交部签报用纸"，文号按照印制格式填写，如（2007）局发字第23号。此类公文由局机要室统一编号。文号手写、打印均可。
2、由职能处室或公司主办，以服务局的名义上呈外交部领导并需要领导批示或提出意见、建议的文件也使用"中华人民共和国外交部签报用纸"，文号要在单位简称前加"局"字。如：（2007）局劳人字第23号。此类文件由主办单位编号登记。
3、以职能处室及公司名义上呈局领导并需要领导批示或提出意见、建议的文件，为节约起见暂沿用原局签报用纸B5版。文号按照印制格式（单位+年）字第X号填写，如：（劳人2007）字第23号。文号手写、打印均可。
（三）、主办单位呈（局）领导阅知的文件一般使用A4纸，如情况反映、情况汇报等。由主办单位编号，格式同公函。请在顶端空三行或自定，预留足够的空白供领导签批。
二、标题
（一）、公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。一般为"关于XXXXXX的请示"（发文机关可略）。
（二）、要求：
1、标题使用小2号仿宋体，加黑；
2、语言精练、表述严谨（事由+文种）；
3、避免口语化；
4、题文名称、说法表述要一致；
5、除书名号外，一般不用标点。
三、主送机关（指文件主要发送的单位）
主送机关指文件主要发送的单位。
1、平行文和下行文可以有多个主送机关，上行文应当主送一个机关；如需其他相关的机关阅知，可以抄送。
2、使用"北京外交人员服务局"红头公文纸的公函类文件给下属或平行单位的写主送机关，如："局内局属各单位"、"外交部行政司并北京市规划委员会"等。使用"北京外交人员服务局公文签报用纸" 的局内上呈类公文，由主办机关领导签报给会签单位和局领导，正文开始前不打印主送机关名称。
3、公文签报用纸中，主送机关与会签单位不能并列，将会签单位写在会签栏内。
四、签批与用章
签批与用章的原则是签字不盖章、盖章不签字。
（一）、签批：使用公文签报纸和普通A4白纸的，由主办单位领导签发。标准："请XX、XX核后呈XXX局长（副局长、总经理）审批或阅示（注意给局领导签批留出适当空间）。对局领导的称呼写全名和职务。对本单位其他领导写称呼不写职务。三字的名字只列名，两个字的名字写全名。成文落款注明单位及日期，不需加盖公章。领导在核批圈阅时需注明日期。
（二）、用章：使用"北京外交人员服务局"红头公文纸时，经主管（局）领导批准后，在落款处不打印单位名称，打印成文日期加盖公章即可。盖章标准：端正、居中，下压成文时间。
（当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当下弧有文字时，采用中套方式， 即印章中心线压在成文时间上。）
五、我局常用公文文种与结尾的对应关系
     公文中常用的对应关系
1、公文种类为请示时，结尾应为"妥否，请示（请批示）"；
2、公文种类为报告时，结尾应为"特此报告"，或希望批复意见时写"以上报告当否，请批示"等；
3、公文种类为情况汇报时，结尾应为"以上（情况）特报"；
4、公文种类为通知时，结尾应为"特此通知"或不写；
5、公文种类为函时，结尾适宜使用致意性的词语，如"此致敬礼""特此函告""特此申请""可否，盼复"等。
六、正文：此文所要说明的事情，一般由开头、主体、结尾三部分组成。
要求：
1、使用3号仿宋体；
2、语言简洁明了，将所述事情讲明即可，不需添加修饰词；
3、一文一事，一事一报；
4、行文中的公元、世纪、年代、年月日使用阿拉伯数字，年份要求写完整。如：20世纪90年代、1998年12月；
5、如有附件，将附件目录紧接正文另起一段。
 附件：
1、  
2、                       
6、层次序数：第一层为"一"，第二层为"（一）"，第三层为"1"，第四层为"（1）"。
七、成文落款及日期
要求：
1、落款与正文之间空二行，日期与落款之间空一行。不需写落款，日期与正文之间空四行；
2、落款的写法应为"二ОО七年三月四日"。"О"在"插入"的"特殊符号"栏中查找。
八、文字要求
要求：
1、按照十要素加强校对，避免"硬伤"；
2、尽量做到题文一致、简明清楚、消灭语法错误；
3、单位领导修改后的文稿，打印誊清后呈报上一级领导。