2016年4月25日至26日，亚投行第二季度董事会在亚投行总部临时办公大楼顺利召开，来自12个选区的100多位代表参加了此次会议。这是自2016年1月16日亚投行开业以来的第二次大型董事会会议，也是亚投行项目部自成立以来提供的第二次大型会议保障工作。
为圆满完成任务，我部在总结开行仪式会服经验的基础上积极筹备，提前部署：安保方面，积极与亚投行行政部沟通确认参会人员的进场以及车辆停放等问题并制作参会人员的出入证件确保会议当天楼内安全，同时协助会服部进行了数次会场布置工作；工程方面，加强楼内尤其是会议楼层以及宴会用餐楼层的设备设施检查，实行“双人复检制”，由2名工作人员同时对设备设施的状况进行检查确认，确保会议期间一切设备设施正常运转；保洁方面，根据参会人员的会议以及用餐日程专门制定了保洁保障方案，做到高效、灵活以及零打扰。客服方面，会前联系大物业清洗雨搭，协调安排保洁工作，会中加班加点协助筹备董事会各项事宜。不少同志在午宴及晚宴期间主动加班加点至20:00，值守服务热线、协助会场引导和撤场。此外，我部还对各班组尤其是会服人员进行了有针对性的英语培训，以及聘请了人民大会堂会服培训师对会服人员进行了专项培训，做到人人懂英语，人人说英语，充分展示DRC人的专业风貌以及外交优势。
我部在开行仪式中出色的会议保障工作以及自入驻亚投行以来精益求精的工作态度和不断完善的服务品质得到了亚投行的充分肯定，也正是基于此，我部在会议服务中的角色也逐步由上次会议中单纯的“执行者”转变为“策划的参与者”，从“配角”转变为“主角”。无论是从会场的布置、会议用品的准备、用餐地点以及餐厅的布置，我部积极与亚投行沟通讨论并提出我们的意见和建议。
为使其更直观地了解会议室（21层）以及餐厅（5层）的布局状况，我部专门绘制了会议室以及餐厅的平面图，会议室的面积、桌椅和麦克风数量、摆放位置、绿植数量、显示屏位置以及各会议室的功能等细节一目了然，避免了重复多次奔走于各楼层之间，提高了工作效率。在与亚投行沟通确认后，我部迅速绘制了会议期间会议室的桌椅摆放，参会人员位置，餐厅的格局，并提交了会服人员安排、会议服务流程，得到亚投行方面的充分肯定。这些图纸和资料对以后的大型会议也具有宝贵的借鉴意义。
值得一提的是，由于21层董事会会议室音响设备设施的复杂性，在第一次董事会会议时是由提供会议音响设备的人亲自操作，我部提供协助。而此次会议不同，为了从配角向主角转变，我部积极向提供音响设备的厂家学习，经过不断培训学习和反复多次的演练，最终熟练掌握了设备的操作技巧，并在会议上负责音响设备的现场操作，完成了一次完美的蜕变。
会议期间，参会人员凭证出入，各项设备设施运转正常，会议环境整洁卫生，会议服务专业到位，给参会人员以及亚投行方面留下了深刻印象。此次会议保障工作是房屋公司亚投行项目部自入驻亚投行总部大楼以来的一次具有里程碑意义的转折点，标志着DRC对外物业项目逐渐从稚嫩走向成熟，它不仅让我们对未来的工作充满信心，更让我们在今后的困难与挑战中越挫越勇！
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