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Vacancy Notice

The ICRC Regional Delegation for East Asia based in Beijing seeks to fill the following position:

HR Officer

PURPOSE

Under the direct supervision of the Regional HR manager, the HR officer contributes mainly to the Compensation and Benefits (Hereafter C&B), Recruitment and Staffing, HR administration, including HR Information System maintenance, and other HR related activities assigned. S/he provides HR services in line with the ICRC’s and the delegation’s policies and the applicable laws and regulations.

RELATIONSHIPS

• Internally, backs up Seoul HR when needed; mentors HR interns; interacts with staff, line managers, HR shared service, various HR units in Geneva, FAD, and LOG.

• Externally, interacts with the Diplomatic Personnel Service Bureau (hereafter DPSB) and external providers.

ACCOUNTABILITIES AND RESPONSIBILITIES

Payroll, compensation and benefits, social charges contribution, and individual income tax

• Prepare monthly payroll and social charges contribution for all staff within the stipulated timeline; provide support and handle payroll-related requests and questions; prepare monthly statements and reconciliations;

• Coordinate salary payment, and manage income tax deduction at source, in collaboration with relevant units;

• Develop and adapt payroll process following changes in legislation or internal regulations and guidelines;

• Manage workflow to ensure that all payroll, including annual salary review, social charges adjustment, etc., are processed correctly on time in compliance with relevant regulations;

• Ensure social security registration and tax obligation in collaboration with DPSB;

• Perform or support internal and external audits, and ensure compliance with ICRC policies;

• Actively participate in C&B projects as and when required;

 

Staff administration and HR Information System management

• Provide general administrative support, including updating staff profiles, registration, and filing;

• Keep records and ensure that staff-related data is accurate and of good quality, keep up to date;

• Archive all HR documents and files in accordance with ICRC guidelines and local legal obligations;

• Update HR information system (HRSpace and Strategic) with complete and accurate personal and professional information;

• Provide administrative support for all staff when necessary, work certificate, employment certificate, etc, in collaboration with DPSB;

• Ensure the effectiveness of and compliance of HR administration with ICRC guidelines and local legislation;

• Actively participate in HR administration projects as and when required;

 

Recruitment, Staffing, Leave Management, and other HR activities

• Assist in establishing recruitment guidelines in the delegation according to ICRC guidelines and local regulations;

 

REQUIREMENTS

• University degree or equivalent

• 5 years’ work experience in a similar field, 1 or 2 years in the C&B function is a plus

• Fluent in written and spoken English, excellent communication skills

• Excellent computer skills

• Capacity to apply ICRC rules and procedures

• Capacity of treating information confidentially

• Active communication and excellent interpersonal skills

 

GENERAL DUTIES

• Understands and adheres to the seven Fundamental Principles of the International Red Cross and Red Crescent Movement

• Understands and adheres to the ICRC Code of Conduct

• Understands the roles of the components of the International Red Cross and Red Crescent Movement

• Respects and observes staff regulations and security rules at all times

• Represents the ICRC in a professional manner at all times

• Develops and maintains a pleasant and conducive working environment with colleagues and line managers

• Performs all duties with the highest level of confidentiality in the interest of the employees and the ICRC

• May be asked to perform tasks not covered in this job description and to provide support to

other departments when necessary

 

Deadline for applications: 5 May 2026

Your complete application should include:

* Your CV - clearly specifying your  professional and educational experiences, duration, roles, and responsibilities

* Your Cover Letter - stating your motivation for the application. Please send an email to bej_hr_services@icrc.org (specify position name in your email subject). Kindly note that we will only contact short-listed candidates for interviews.

注意：入职此广告所列职位的中国公民均应与外交服务集团人力资源服务分公司签订劳动合同。

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