如何做好签证工作 -- 我的心得体会
2015-09-18
大家好，我叫范亦君，是二部新西兰使馆的中秘，自1998年毕业以来一直在签证处工作。十多年的时间，我有机会接触了各种各样签证方面的工作，比如回答咨询，接收签证申请，面谈翻译，调查核实，审理签证申请以及处理申请投诉等等。
说实在的，一开始我并不是特别希望在签证处工作，总感觉商务处或者文化处的工作会更有意思。但是现在一晃在签证处工作了这么多年, 多姿多彩也许说不上，但我还是觉得这个工作对我而言是顺利而且舒心的，所以我也希望能和大家一起分享一下我的心得体会。我相信不同的使馆会有不同的要求，所以也请大家根据自己的实际工作情况具体问题具体分析。
在签证处工作，我尽量做好以下三点：
1. 准确 - 工作上小心谨慎，确保准确
2. 准时 - 严格遵守时间上的要求，工作越早完成越好
3. 积极 - 提供优质的客户服务，积极面对工作
在工作上做到准确无误
在签证处工作， 除了遵纪守法，不能收受贿赂这些最基本的原则以外，细心谨慎，条理分明应该是对签证处工作人员的另一个基本要求。在保证不犯原则性问题的同时，我们也不能在工作中频繁出现失误，特别是不能有说不清楚的情况发生。
在日常工作中我会特别注意：
1. 遵守工作程序：比如如何接受申请，如何处理咨询，如何对待送礼请客等等。如果因为某些原因而不能遵守规定的话，我们一定要明确说明情况。如果有些规定已经落伍，不符合实际情况了，我们也一定要向主管提出来，对规定进行补充，说明或者更改。我们不能忽视工作程序，按照自己觉得正确的方式工作。对签证工作来说，过程和结果同样重要。
2. 尽量避免因为马虎而犯错。有的时候因马虎而犯的小错有可能会导致我们意想不到的严重后果。
那么我们应该怎么做才能尽量使自己的工作做到准确无误呢?
1. 多了解自己的工作。在接受培训的时候，我们不仅仅要了解如何做，也要弄清楚为什么这么做，那么做为什么就不对。这样不仅印象更加深刻，另外也会减少发生那种 “啊？我不知道这么做不对！”的情况的发生。
2. 培训不可能涵盖所有情况，在实际工作中如果遇见没遇到的情况而自己又不是很确定的话，请一定和其他人确认一下，不能想当然。
3. 工作要求要用纸笔记录下来，不能只凭记忆。培训资料，平时收到的邮件通知，会议记录等等都应该有条理的保留下来。
遵守时间要求
在签证处工作， 遵守时间规定有的时候甚至可能比“正确”更重要。我们对“正确”的判定有可能因为考量角度的不同而不同，但是时间上的要求是明明白白的，大多数使馆对签证审理时间都会有一定的规定，没有达到就是没有达到。
在规定时间内完成一项工作并不是问题，最大的挑战是同时完成很多工作，不能顾此失彼。而后者往往是我们签证处工作人员每天面临的情况。不知道大家有没有听过这么一个如何在有限的时间内完成更多的工作的理论：我们首先想象一下我们所拥有的时间是一个碗，而各种工作分别是大石头，小石子，砂子和水。 大石头是我们最重要最紧急的工作，而水则是最不重要最不紧急的。大家觉得我们如何才能最好地把这些石头砂子水放进碗里呢？。。。让我们试着先在我们的碗里放进最大的石头，当大石头放不下以后，再放小石子在大石头的间隙里，然后我们撒砂子填满整个碗，最后我们把水倒进去。与拿起什么放什么相比，这样的安排可以使我们最大限度填满碗，也就是说在我们可以按照工作的性质的不同，通过合理分配工作，而将有限的时间最合理的应用。
我们可以在实践工作中逐渐体会时间的合理运用。这里我有两点体会：
1. 工作一定要在规定时间内做好，而且越早处理越早完成越好。我们千万不能把工作留到最后，眼看时间要到了才开始着手。因为在实际工作中常常会发生一些事先想不到的问题。这种情况一旦发生，我们就很难在规定时间内高质量的完成工作。在工作上我们千万不能有畏难心理，因为工作太复杂太花时间而迟迟不愿意开始。我觉得既然这个工作反正也得做，那不如干脆早点做完，一次做好。
2. 如果工作量大，实在做不了的话我一定会提出来寻求帮助。也许有人觉得这样做不好，但我觉得最不好的情况反而是接受了工作而完不成，因为这样既没有完成工作也耽误了时间。我们在工作中一定要考虑实际情况，永远做到 “言必行，行必果”。
提供优质的客户服务
可能很多人会觉得在签证处工作不受气不求人，总是高高在上。可在签证处工作过的同事一定会有不同的体会。我就曾经看到过好几次我们前台的工作人员，特别是刚刚毕业的小姑娘，因为受委屈而偷偷掉眼泪。如果有这种事情发生我们应该怎么对待呢?
1. 调整自己的心态，别钻牛角尖。
换位思考，让我们试着从签证申请人的角度考虑问题。毕竟出国对每一个人来说都是一个重大的决定，而且需要花费大量的时间精力做准备。如果要求没有得到满足，有些人可能会控制不住自己的情绪以各种方式发泄他们的不满。这个时候就需要我们保持冷静，不要生气，更不要自己对号入座觉得他们针对的是我们个人。
2. 注意原则性和灵活性的掌握
严格遵守规定当然非常重要，但在有些场合，特别是针对即将爆发的客户，我们也需要掌握一定的灵活性， 在说“不行”之前想一想是不是真的不行，或者有没有什么委婉的说词。
但是我们对待代理公司或者中介机构的态度一定要明确。当我们和代理公司，特别是那种纯以盈利为目的的私人公司打交道的时候，应该尽量完全按照规定办事。因为一方面我们和代理公司的交往是长期的，我们需要他们遵守我们的规定。另一方面代理公司往往会得寸进尺，如果今天我们接受了一份材料不齐的申请，明天他们也许就会要求我们帮助批准一个不该批准的申请人。代理公司会想方设法和我们的工作人员建立私人关系，这个需要大家格外小心。对于不合理的要求，我们一定要说不。
3. 如有需要，请寻求帮助。
在工作的时候，我们代表的不是个人而是一个机构。所以如果一旦发生我们无法控制的情况，请大家记得寻求你的同事或主管的帮助。你的同事和主管不会因此而责怪你，相反的如果事情没有得到正确的处理，后果反而会更严重。
人际关系的处理虽然在一定程度上与性格有关，但其实也是有技巧而言的。我相信大家随着经验的增长，一定会逐渐总结出最适合自己的工作方式。
有效地表达自己的意见:
最后我想再鼓励大家在工作中勇于表达自己的想法，不懂就问，有不同的意见就要表达出来。当然这里也有几点是要注意的：
1. 提意见并不等同于发牢骚。发牢骚是情绪的发泄，对于解决问题没有什么帮助。而表达自己的意见是需要摆事实讲道理，有根有据的，在提意见的同时如果我们还能再提出建议就更好了。
2. 请理解不是所有的意见和建议都一定能够得到满足。有的时候意见更多的是表达自己的想法与态度，请大家不要因为觉得意见提了也没有用就放弃。
对于新人来说，有的时候可能会对表达自己比较畏缩。其实大家可以试着先从小地方做起，比如每天主动与同事打招呼，在吃午餐的时候和大家多聊几句等等。我们应该在工作中积极，乐观，乐于沟通，乐于接受改变。
希望我的这些个人体会对大家有帮助，希望大家工作愉快。
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