在香港特别行政区行政长官林郑月娥女士结束对亚投行访问的1小时内，亚投行设备设施与行政服务局(FASD)高级行政官员王湛便向我部发来电子邮件，表达对DRC服务保障工作的高度肯定，并表示“DRC的辛勤付出和专业素养保证了活动良好有序进行，很高兴和DRC的同事们一同共事。”可以说，在亚投行大楼内发生的大事小情，项目部用脑用心，用高水平的服务将DRC品牌展现在亚投行面前。
（高级行政官王湛发来感谢邮件）
项目部于7月13日接到FASD邮件通知，香港特首林郑月娥即将在7月26日访问亚投行。对于这样时间紧任务重的活动安排，项目部已逐渐适应并能够积极处理。项目部为此第一时间召开工作协调会，确定会服部为工作的牵头部门，并对客服部、工程部、秩序维护部和保洁部下达工作任务，确保特首访问相关服务保障工作的质量。
客服部负责亚投行的行政库房，会议服务相关用品均从此库房出货。客服部根据会服部发来的物资需求，逐一确认货品数量，遇有短缺的货品第一时间上报亚投行采购并跟进供货商送货进度，保证会议使用需求。客服部还负责全行公共会议室的预订，为保证当天会议的会场秩序，经与会服部确认并报FASD批准，暂停会议当天9时至14时对21层会议室的预订，并在项目部范围内周知。为确保会议服务进程的连贯性，客服部的三名同志还承担起三部临时专用电梯的服务保障工作，做好所负责的环节工作。
（客服部提供专梯服务保障和会议物资支持）
工程部接到香港特首来访的通知后，立即着手制定工程保障预案，组织人员每天对大楼重点区域进行检查，确保大楼设备设施始终处于良好运行状态。入夏以来，北京经历多次大雨洗礼，由于亚投行大楼屋顶及幕墙防水问题，造成多处房间漏水，给此次保障工作带来极大挑战。行长办公区是此次接待贵宾的重点区域，降雨直接导致办公区内10余处漏水，会议室吊顶上的音箱更是被积水浸泡受损，严重影响了会议正常进行。工程部一方面联系大物业维修，另一面积极采取应对措施，通过增加巡视频次、安装防水布、引流收集雨水、使用吹风机干燥等办法，迅速有效解决了漏水对正常办公造成的影响。根据预案内容，工程部认真完成来访前各项准备工作，对配电箱、照明、空调、门禁和电梯等系统逐一进行检查，并对负责专梯的同志进行上岗培训，协调电梯厂家人员现场保驾。接待期间，工程部还安排三位维修人员在相关楼层配电间值守，出现突发状况立即应对，保障会议室和餐厅的用电。
（工程部对全楼设备设施进行巡检）
秩序维护部则协助行内做好香港特首林郑月娥女士来行访问期间的安全保卫工作。主要从7个方面着手进行准备工作：制定专项安保方案；根据活动的每一个时间节点，制定人员工作岗位职责，并落实到每个人员；对楼内全部的消防、技防、人防设备进行检查，确保安全无虞；对大楼制高点进行全面把控，每半小时检查一次，切实做好防护措施；增设安保人员，调配形象素质俱佳的队员，落实专项保卫方案，全面提升服务品质；安保干部身先士卒，亲力亲为，数次实地考察现场，对行走线路、活动会场、周边情况进行摸排检查，真正做到无死角防控；协助做好会场和宴会厅的布置工作。秩序维护部于当天早上7点半召集现场安保队员全体集合，召开动员大会，安保队长和主管管理员均对此次活动进行了布置和安排，并带领全体队员逐一落实执勤位置和岗位职责。根据活动步骤，全体安保人员分为了外围组、大堂组、电梯组、会场组、保障组、机动组等六个小组，分专人负责，每个环节的人员全部服从统一指挥，听从调配命令。
（秩序维护部协助布置会场并落实岗位职责至每位队员）
会服部作为本次活动牵头部门更是责任重大，任务艰巨。在特首来访前两天，会服部刚刚顺利完成对全行100余人大会以及85人访问团来访的会议服务保障。而在接到香港特首到访亚投行通知的那一刻起，会服部就与亚投行多部门保持着密切沟通，即使特首行程尚未出炉，会服部仍然每天多次沟通，询问进展。随着高访行程的初步拟定，会服部也第一时间制定了会议日程表，将亚投行方面提供的英文日程翻译成中文并转换为表格形式发至工作群。为使各部门更加清晰的了解所负责的工作，会服部在表中再次注明了各部门的职责，以及为每一场会议所设置的每一位的会议服务人员，确保了活动的万无一失。尽管特首行程不断调整，但会服部稳中不乱，条理清晰，根据现有的《高级别会议标准》，将工作安排得井井有条。会议标准是在总结了以往高访团组接待的经验，将各项标准固定并且细化后制定的制式性文件，会服部的每一次高级别会议都会参照该标准准备会议用品，为我们节省了很多精力，在紧张的工作节奏中提高了工作效率。
（会服部布置会场）
筹备阶段除了要应对特首变化频繁的行程，会服部另一个工作特点就是对接部门众多。此次高访活动，会服部需要和亚投行的四个部门对接，每个部门负责的事务不同，并且有时职责会有重合。因此，会服部秉持“一个部门为主，多次沟通确认”的原则，主要与行长办公室秘书进行沟通，具体一些涉及其他部门的事项，会服部会与其他部门开会讨论，然后再把结果反馈给行长办秘书，尽到告知和确认义务。高访当天，亦是对我们工作灵活性的一个考验。由于会议比原计划的时间整体缩短，因此导致午宴的开始和结束时间提前。因此，会服人员提前准备，随时关注会场动态，并通知餐厅提前准备，确保了提前用餐的可能性。
（金行长同林郑月娥特首成功会面）
本次服务保障工作的圆满完成得益于项目部各部门的有序分工和密切协作。在接下来服务亚投行的日子里，我部会再接再厉，以饱满的精神状态、严格的会议标准和灵活的应变能力迎接每一次活动，将激情与严谨带入每天的工作中去，让DRC的品牌形象深入每一位亚投行员工的心中。
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