邀请信函按一定格式书写和打印。因公出国团邀请信函纸应为标有邀请单位名称（地址、电话、传真等）的公文纸。
邀请信函的内容应包括：1、 被邀请人的姓名、性别、出生年月日、出生地址、护照号码、身份、工作单位名称、地址和电话或家庭地址、电话；2、 邀请目的（比如：商贸考察、参加国际会议、经贸恰谈、展览等）；3、行程安排、访问地点；4、 在国外的费用由谁负担；5、 邀请信函签发时间、地点；6、 邀请人亲笔签名 ，具体视领馆的要求而定。
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