2017年10月17日至20日，亚投行迎来了盛会连连的一周：法务局邀请了来自不同国家的一百余位国际知名专家学者举行了为期近一周的法律周活动；行长宴请法国大使等连续三场重大宴请；秘书局组织了一年一次的国际顾问小组会议（IAP）以及联合国副秘书长来访会议。
从法务局正式告知活动的时间和日程起至活动正式开始之间仅6个工作日，在此期间又陆续接到IAP会议和高访会议以及行长宴请的通知。为了工作的顺利开展，我部立即召开了紧急筹备会，对各部门工作进行了梳理和统一安排，明确分工，责任到人。
由于此次会议规模大、人数多、级别高且时间穿插重合，为方便各部门顺利展开工作，我部采取化零为整的工作模式，即将多个不同活动整合为一张日程表，并根据客户需求不断更新和调整，然后由各部门主管以一对多的模式与亚投行各组织部门、不同物资供货商、不同餐厅等进行沟通接洽。每完成一项工作便通过拍照或现场查看等方式与客户确认，确保工作准确无误。
由于亚投行方面负责活动的一些对接人为刚到任或无此类活动组织经历的秘书，因此我部未雨绸缪，提前着手，在客户还未提要求时便提前将可能会用到的物资采购到位。而且，我部还在总结以往大型会议经验的基础上，根据亚投行不同部门的活动内容，为其提供专业建议，比如会议室的选择，会议用品的准备，水牌、桌签、wifi等标识标牌的打印等，并及时提醒秘书哪些亚投行员工有饮食忌口因此需调整菜单，参会人的座次排列是否需要调整等，得到了客户对我们服务专业性和周到性的充分肯定。
由于这些活动正值十九大期间举办，因此安全问题显得尤为突出。此次参会人员中外籍人士较多，近百人，而且每天参会人员还不完全确定，再加上中晚餐基本是在行内享用，同时还要负责联合国副秘书长、行长宴请法国大使期间的安保警卫工作。根据亚投行行政处要求：一要做好高访团的安保接待工作，二要保证会议期间一切安全，三参会人员只能在指定区域活动。我部从会场安全检查、人员安检、岗位部署、应急预案的准备以及对外协单位洲际酒店、威斯汀酒店和嘉里酒店进场后的安全管理都做了细致的准备工作，为确保万无一失安保主管李权翰每早7点多就到现场，待晚上所有人员撤场后才离开，同时为配合会服对会场、餐区的布置安保队员共出勤36人次，协助搬运码放桌椅。经过大家的不懈努力圆满完成此次安保任务。
我部工程组在第一时间得到活动通知后，就立即组织零修班开会，对会议召开前的设备设施检查工作进行了周密的布署。首先对重点楼层、重要会议室及办公室的水、电、照明、会场桌椅等设施设备进行了全面检修，及时发现和消除各类不安全因素，确保设施设备运转正常。其次，在会议召开的前三天，再此进行设备设施的巡查，确保万无一失。同时，由于亚投行方面要求增加报告厅的绿植，因此工程管理员立即联系运康公司增配了一些会议室内的绿植，并对楼内重点区域的绿植进行了重新调配。会议召开期间，会场及其他重点区域也安排了由班员、班长、工程主管、工程经理依次巡视，四道防线确保检查无死角，保障设备设施正常。
除这几项大型活动外，我部还同时提供了70多场日常会议服务，在人手极为紧缺的情况下，我部客服组不仅要提供日常的客服服务，还需要同时为部门各班组人员统计加班人数并买好加班餐。此外，还积极配合其他部门工作，充当了电梯服务人员、引领人员、前台接待人员等工作，且多次加班加点带客户看会议场地，配合会服部发放访客卡等工作，使整个会议保障工作得以有条不紊地进行。
自亚投行成立至今，我部门共为其提供了近50场重大活动的保障服务工作，而多场重大活动在同一时间几乎同时进行对亚投行以及我部门而言尚属第一次。我们通过各部门之间的有效沟通，快速响应和通力配合圆满完成了此次活动的保障工作，被客户亲切地称为DRC同事，同时还得到了亚投行组织方以及行政部门的高度赞扬。
在未来的工作中，我部将再接再厉，不断总结，并根据亚投行的工作和会议活动特点，将我们的工作制式化、统一化和DRC化，让DRC服务嵌入到亚投行工作的点点滴滴，用我们对各项服务的用心、专心和耐心为DRC品牌走向国际而贡献力量！
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